Fallstudie

Eine Planungsplattform für eine Organisation mit über 70 Mitgliedern

Termine, Dienste, Veranstaltungen und Berichte – geplant, entwickelt und betrieben von mir. Seit April 2026 täglich im Einsatz.

70+: Mitglieder nutzen sie täglich
seit 04/2026: im Einsatz
3 Wege: Browser · Android · iPhone
2.000+: automatische Tests

Ausgangslage

Pläne lagen in Tabellen, Absprachen in Chats, Änderungen kamen nicht bei allen an. Wer an einem Tag Dienst hat, wer abwesend ist und wer schon lange nicht dran war, wusste meist nur eine Person – und die musste jede Woche neu herumfragen.

Gesucht war keine weitere Liste, sondern ein Werkzeug, das Mitgliedern jeden Alters den eigenen Plan zeigt und den Verantwortlichen die Routine abnimmt.

Jeder sieht, was für ihn ansteht

Der Startbildschirm ist ein Zeitstrahl: heute, morgen, die nächsten 14 Tage. Eigene Dienste leuchten auf, alles andere bleibt ruhig im Hintergrund.

Eigene Aufgaben direkt im jeweiligen Termin
Abwesenheiten und Veranstaltungen im selben Strom
Erinnerungen per Push auf Android, iPhone und im Browser

VStartBeispielverein

Guten Abend, JonasVorstand

HEUTE · DI 10. NOV

Wochentreffen19:00

Ihr Dienst: Empfang

DO 12. NOV

Chorprobe18:30

SA 14. NOV

Herbstfest · ganzer Tag

Sie leiten: Aufbau

Kurpark, Haupteingang

10:00

MO 16. NOV

Sie sind abwesend · bis 18. Nov

Später · 6 Einträge⌄

Start

Programm

Verein

Dienste

Profil

Veranstaltungen live führen

Auf dem Tablet läuft der Ablauf mit Zeitvorgabe für jeden Punkt. Das voraussichtliche Ende ist immer sichtbar – und danach zeigt die Auswertung, wo Zeit verloren ging.

Eine Person führt die Zeit, andere lesen mit
Farbe und Worte für „gleich vorbei“ und „überzogen“
Auswertung nur für die, die sie brauchen

Mitgliederversammlung · Di 10. NovLIVEEnde ≈ 21:04 · Plan 21:00

PUNKT 3 VON 6

Kassenbericht

Sprecher: Marie Schulz

04:12/ 05:00

noch 0:48

Fertig

Nächster: Entlastung des Vorstands · A. Krüger

ABLAUF

1Begrüßung3:05+0:05

2Bericht des Vorstands11:40+1:40

3Kassenberichtläuft

4Entlastung des Vorstands5:00

5Wahlen15:00

6Verschiedenes10:00

Dienste fair verteilen

Der Monatsplan auf dem Laptop: Bei jeder Auswahl ist sofort zu sehen, wer an genau diesem Tag abwesend ist, wer lange nicht dran war und wer schon eingeteilt ist. Ein Versehen? Einfach rückgängig machen.

VDienste · November 2026Nicht eingeteilt: 7Freie Plätze füllen

Woche	Empfang	Technik	Aufbau	Getränke
KW 46 10. · 14.	T. BraunJ. Wagner	M. SchulzT. Braun	P. Becker+ frei	A. KrügerL. Hoffmann
KW 47 17. · 21.	S. KleinM. Wagner	J. WagnerP. Becker	L. HoffmannA. Krüger	+ freiM. Schulz
KW 48 24. · 28.	P. Becker+ frei	A. KrügerS. Klein	M. WagnerT. Braun	J. Wagner+ frei

Aufbau · Sa 14. Nov

Abwesenheiten am Tag selbst geprüft

Name suchen …

Lena Hoffmann

seit 9 Wochen nicht eingeteilt

Paul Becker

seit 5 Wochen nicht eingeteilt

Tim Braun

schon eingeteilt: Empfang am 14.

Sara Klein

abwesend 12.–15. Nov

Eintrag entferntRÜCKGÄNGIG 10

Oberfläche nachgestellt, Namen und Inhalte geändert – Funktionen wie im Original.

Alle Funktionen im Überblick

Entstanden Schritt für Schritt aus dem echten Alltag der Organisation.

Planung

„Meine Woche“

Jeder sieht auf einen Blick, was in den nächsten 14 Tagen für ihn ansteht – eigene Dienste direkt im jeweiligen Termin.

Plan, der sich selbst vorbereitet

Monatsplan nachts als Entwurf, faire Reihenfolge, große Veranstaltungen ausgespart; Veröffentlichung mit einer Nachricht pro Person, auf Wunsch automatisch 7 Tage vorher.

Faire Dienstplanung

Abwesenheiten am echten Datum geprüft, „lange nicht dran“ und „schon eingeteilt“ farbig und in Worten; „Freie Plätze füllen“ nach Reihenfolge.

Veranstaltungen

Live-Ablauf

Programmpunkte mit Zeitvorgabe, eine Person führt die Zeit, andere lesen mit; Auswertung mit Verlauf der Abweichung.

Gäste und Referenten

Verzeichnis mit Verlauf: wer wann mit welchem Thema da war – die Grundlage für die nächste Einladung.

Vorstand und Verwaltung

Aufgaben und Tagesordnung

Tagesordnung mit Ergebnis je Punkt, aus einem Punkt wird mit einem Tippen eine Aufgabe; wiederkehrende Pflichten (z. B. Kassenprüfung) erscheinen von selbst; Druck als PDF.

Berichte ohne Handarbeit

Die Eingabe der Teilnehmerzahl erscheint eine Stunde vor Beginn auf dem Startbildschirm; „fand nicht statt“ zählt nicht als Null; das ganze Jahr in einer Tabelle.

Stunden für Ehrenamtliche

Zeit nach jedem Einsatz mit einem Drehrad eintragen; am Monatsende ergibt sich der Bericht von selbst; Einträge auch offline einsehbar.

Vertrauen und Datenschutz

Rechte, die wirklich gelten

Mitglieder sehen nur Name, Gruppe und Rolle; Telefonnummern nur Verantwortliche. Der Server schickt geschützte Daten gar nicht erst – sie werden nicht nur ausgeblendet. Persönliche Felder verschlüsselt.

Nichts geht verloren

Rückgängig direkt nach dem Löschen, Protokoll mit Vorher und Nachher, „Wie vorher“ auch eine Woche später – über dieselben Regeln wie jede Änderung.

Betrieb

Überall dabei

Browser, Android-App mit Updates ohne Neuinstallation, iPhone als Web-App auf dem Startbildschirm; Push-Benachrichtigungen auf allen drei Wegen.

Deutsch, Russisch, Englisch

Oberfläche und Benachrichtigungen in drei Sprachen.

Sicher betrieben

Server in Deutschland, verschlüsselte Sicherungen, jede Änderung durchläuft vor der Auslieferung automatische Prüfungen.

Wie ich Qualität sichere

2.000+

automatische Tests prüfen den Server bei jeder Änderung.

Pixelgenau

verglichene Bildschirme vor und nach jeder Änderung an der Oberfläche.

Echtes Gerät

automatische Durchgänge auf einem echten Android-Telefon.

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